综合办公室接待工作规定
发布时间:2014-11-11  作者:管理员  浏览次数:

 

为规范国内公务接待管理,厉行勤俭节约,反对铺张浪费,加强党风廉政建设,根据中共中央、国务院《党政机关厉行节约反对浪费条例》(中发〔201313号)及《党政机关国内公务接待管理规定》(中办发〔201322号)、《教育部国内公务接待实施管理办法》(教办厅〔20138号)、《山东省实施<党政机关厉行节约反对浪费条例>办法》(鲁发〔20145号)、《关于印发<中国石油大学(华东)国内公务接待管理办法>的通知》(中石大东发〔201437号)等文件精神,特制定本规定。

一、接待工作人员行为守则

1.讲政治,顾大局。

2.遵守规章制度,服从上级指挥。

3.服务热情周到,举止谈吐得体。

4.着装端庄整洁。女性佩戴饰物要避免过于夸张和有碍工作,妆束应尽量淡雅。

二、接待内容及规定

综合办公室的接待对象主要包括:来东营校区调研、检查、指导工作、出席会议的上级部门来宾;参加东营校区主办或承办的大型活动和会议的来宾;参加东营校区检查、验收、评估等活动的来宾;合作单位来访人员;受邀来宾等。对与学校工作无关且无实质内容的来访,办公室原则上不安排接待。公务接待实行先审批、后接待,先预算、后报销,严格接待审批控制制度(审批单见附件1)。综合办公室的接待活动由分管校领导审批。无公函的公务活动和来访人员一律不予接待。

三、接待工作的准备

1.接待人员接到接待任务后,要及时向综合办公室负责人汇报。汇报内容包括:来客单位、来客名单、人员职务、来校日期、停留时间、来校目的、联系电话、联系人等。

2.综合办公室负责人根据来宾情况确定接待意见。接待岗位工作负责人根据接待意见制定接待计划,报综合办公室负责人,并最终确定接待方案及具体细则。

3.省部级以上领导来校活动,综合办公室应及时与地方政府(如需要还包括油田、军分区)取得联系并沟通上级领导来校事宜,协调安排上级领导日程安排。

4.上级领导来校视察或参加全校性大型活动,需多个单位共同开展工作的,主办单位应牵头召开接待工作协调会,讨论安排各单位分工,落实参加人员,安排准备有关会议材料,以及会议、活动的记录工作及确定活动方案。

5.接待方案主要内容如下:

1)客人一行人员的职务、来校及离校时间、从何地来校、客人来校的主要目的和活动内容。

2)迎送规格。

3)客人来校期间公务活动的时间、地点、形式及参加人员的名单。

4)安全保卫、医疗等事项。

5)宣传报道。

6)各项活动的主办及协办单位、联系人、联系方式等。

7)活动期间的车辆调度安排情况。

接待方案确定后,分发给相关单位,提前做好准备工作。方案实施过程中,如有变化要及时通知有关单位和学校领导。

四、迎送及接待用车

1.综合办公室负责接待用车的调度工作。

2.公务接待不在机场、车站等组织迎送活动,不张贴悬挂标语横幅,不铺设迎宾地毯。

3.接待人员应按照接待方案要求的时间、地点、人数、迎送人等事宜做好车辆安排工作。应当注意安排集中乘车,合理使用车型,并严格控制随行车辆。校内出行活动尽量步行。

4.接待人员应提前到达指定地点检查落实情况并待命,负责迎送客人和学校领导,确保万无一失。

5.根据客人来校活动日程,帮助客人安排返程事宜,所产生的费用由客人自负。

五、住宿安排

1.接待住宿按差旅、会议管理的有关规定,优先安排在学校内部接待场所,学校原则上不负担接待对象的住宿费。在校内无法安排的可以在校外协议单位安排。

2.省部级干部可以安排普通套间,其他客人安排标准间。

3.接待人员根据来客级别、人数等具体情况协助预定客房,并检查客房设施等是否正常运行。客房内一般不摆放鲜花、水果、香烟等物品,不额外配发洗漱用品。如果确实有需要,须经综合办公室负责人批准。

六、用餐安排

1.接待对象应当按照规定标准自行用餐,办公室以符合规定标准,方便公务活动为原则,可对用餐地点提供建议。

2.确因工作需要,办公室可以在校内接待场所(教工餐厅、国际交流中心、学生食堂等)安排工作餐一次,不得使用私人会所、高消费餐饮场所。需协助安排用餐的应按标准收取餐费,不得在接待费中列支应当由接待对象承担的费用。

3.工作餐须严格控制菜品种类和数量,合理安排陪餐人员,不得层层接待、反复接待。工作餐要供应大众家常菜,不提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,原则上不安排分位餐。不提供香烟和高档酒水,酒水费用原则上不超过菜金的30%,工作日午间严禁饮酒。接待对象在10人以内,陪餐人数不超过3人;超过10人的,不超过接待对象人数的三分之一。

4.安排工作餐时要注意客人的民族习惯、饮食习惯等问题。

七、考察调研安排

1.根据来宾的身份和接待方案的要求,确定考察调研的地点、路线及联系人;根据来宾人数安排车辆,确定陪同人员等事宜。

2.校内考察由综合办公室负责协调,相应部门负责考察路线的安全、卫生及相关地点的介绍、讲解。

3.一般不安排接待对象校外的参观游览活动,如有特殊要求,需经分管校领导审批。校外公务活动应根据工作需要进行安排,由综合办公室负责与校外其他单位联系协调。不组织旅游和与公务活动无关的参观考察,不得以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。

4.考察调研活动应当深入基层、深入现场,不走过场、不搞形式主义、不干扰学校正常教学科研秩序。

八、会务工作

1.会场应根据工作需要事先布置,包括桌椅、台牌、杯具等物品的摆放和会标的悬挂等事项。

2.根据会议内容和来客情况,确定会议地点和出席人员,并指定专人负责通知与会人员准时出席会议。

3.拟定会议议程,确定会议主持人,由相关部门提前准备好会议所需材料。

4.事先检查调试会议室所用设备,确保设备正常运行。

5.如有需要,安排服务人员每15-20分钟添水一次。

6.重要会议要安排专人做好会议记录及录音。

九、宣传报道安排

宣传工作包括会议内容相关的条幅、标语的布置及校报、电视台、校园网等多种形式的新闻报道,具体安排由综合办公室协调,学校党委宣传部负责。

十、接待费用管理及报销

1.综合办公室接待经费由学校财务处按规定划拨,由办公室接待岗位负责人具体管理。接待费用单独列示,专款专用。禁止在接待费中列支应由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用,禁止以举办会议、培训为名列支、转移、隐匿接待费开支;禁止向下级单位及其他单位、企业、个人转嫁接待费用;禁止借公务接待名义列支其他支出。

2.严格控制国内公务接待范围,应由个人负担的费用不得用公款报销或者支付。不得要求将休假、探亲、旅游等活动纳入国内公务接待范围。

3.公务活动结束后,接待岗位负责人须及时如实填写接待清单(见附件2),由综合办公室副主任审核并由办公室主任审签。接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。

4.接待费报销凭证应当包括财务票据、单位公函(邀请函、访问函、会议通知等证明公务活动的有关材料)、公务接待审批单、接待清单等。

5.东营校区其他单位主办并邀请校领导出席的活动应填写“来宾报告单”(见附件3),公务接待所发生的费用均由主办单位负责。

十一、接待工作总结

要及时做好总结。凡制定接待方案的接待任务,需做出书面总结,并报综合办公室负责人和学校有关领导审阅。接待岗位负责人将接待计划与接待总结等接待材料存档备查。

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