东营校区协调安排校领导活动工作规范
发布时间:2014-11-11  作者:管理员  浏览次数:

 

为进一步做好校领导在东营校区活动的协调工作,优化工作流程,提高工作效率,特制定本规范。

一、受理综合办公室工作人员要认真受理邀请校领导参加公务活动的各类报告、请示、函件等,查清邀请单位名称、事由、联系人、联系方式等相关信息,必要时请邀请单位提供有关书面材料,及时向综合办公室负责人汇报,并向学校办公室相关工作人员转达。不得拒收,不得自行处理或擅自存压。

二、审核。认真核对有关材料,包括活动的名称、内容、时间、地点、邀请范围、背景资料及邀请单位、经办人、联系电话等。

三、登记。综合办公室指定专人负责登记。登记的项目主要包括活动的时间、地点、基本内容、拟邀请的领导等。

四、请示。工作人员需将所掌握的材料向综合办公室负责人汇报,请示其安排意见。综合办公室负责人根据学校领导工作分工和近期活动安排,以及邀请校领导出席的活动重要程度、来宾级别等,请示有关学校领导后,初步确定活动安排意向。

五、送审。根据初步安排意向,填写“学校领导活动安排申请批阅单”(主要包括来文单位、来文时间、活动时间、地点及请示事项等),经综合办公室负责人阅批后,呈报相应的学校领导审定。

凡属综合性或重大活动,特别是涉及多位学校领导参与的活动,要写出书面报告,请学校办公室负责人批示拟办意见后报校长审定。

六、组织协调

1.校外活动:

校领导活动安排确定后,经办人员应及时通知邀请单位,并协调准备有关讲话材料、协调安排陪同人员等有关事宜。如校领导活动安排发生变化应及时通知邀请单位,由综合办公室协调其他校领导参加活动。

2.校内活动:

校领导参加校区内活动,经办人员应事先将活动的具体名称,时间,地点,参加人员,议程,关于新闻报道的安排、建议等报校领导审定同意,并及时将安排情况通知邀请单位,督促落实好陪同人员、讲话材料、新闻报道等有关事宜。

七、现场检查与协调

校领导参加的校区内活动,需综合办公室现场检查和协调时,综合办公室工作人员应提前到达活动现场,做好现场组织和工作衔接。现场工作内容包括:

1.检查现场工作准备情况包括会场布置是否适当、新闻记者是否按时到达、扩音设备是否状态良好、陪同人员是否按时到达等等。

2.指定专人负责组织安排好客人,待校领导在活动现场准备好后,引导客人进入。

3.活动开始后3-5分钟,协调有关人员把与活动无关的人员请离现场。

4.活动结束后,送领导离开活动现场。

八、资料存档

活动结束后,要及时总结、整理活动资料,在“学校领导活动安排申请批阅单”上填写办理结果,交专人存档。对于校区各单位组织的活动,综合办公室人员不随校领导到会的,可委托相关单位整理活动资料转交综合办公室。

 

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