综合办公室值班工作规定
发布时间:2014-11-11  作者:管理员  浏览次数:

 

一、值班时间。

每周周一到周五安排夜间值班,值班人员不需到值班室值班,但值班当晚不得饮酒,不得离开本市,务必保证值班手机畅通(不得关机),确保有事能够随叫随到。

周六、周日安排全天值班,上午值班时间为8:0011:00,下午为2:005:00,在以上时间段内,值班人员必须在值班室值班,不得随意外出,确有事情需要外出半小时之内需报请带班领导批准,半小时以上须报请综合办主任批准后方可离开。周六、周日晚间值班参照周一到周五的夜间值班要求执行。

二、值班的具体工作任务。

1.公务来电的接听。值班人员在值班期间要认真接听每一个来电。对来电咨询有关问题的电话,咨询内容属于综合办公室职责范围的、回复内容明确的可直接答复。对于无法准确回答的电话,经请示、核实后方可予以答复。不属于综合办公室职责范围的应请其联系学校相关单位。对于重要来电要问清对方的单位、身份以及联系事项,对于重要的会议通知,要问清楚会议时间、地点、报到时间、会议内容、所带材料及住宿地点等。对于接待任务要问清来校时间、路线、人数和乘坐交通工具情况以及在我校的活动时间、考察内容等。如有可能最好让其提供书面的函件或信息,如对方不能提供,应将电话通知内容与其反复核实无误后记入当天的值班记录中。对于上级单位到学校视察、检查验收、慰问等来电,应要求对方提供来访人员名单、活动方案等相关书面信息。以上内容经复述无误后将电话内容整理记录在《电话记录单》上,并附相关书面信息,送当天带班领导批办,并根据批办意见送相关校领导或职能部门处理,并及时将办理情况进行反馈。对于重要来电要在掌握清楚相关信息后第一时间向带班领导汇报,要一事一报,不得拖延。

2.收发传真。值班人员在值班期间收到教育部、山东省等上级部门或东营市、胜利油田发来的传真,应认真做好登记并及时送交当天带班领导审阅,处理。对于青岛校区传真过来的学校领导批阅单,应在向带班领导汇报后连同具体文件复印件一并及时转给校区相关职能部门,不得拖延。收到校外单位发给学校领导的署名传真,应做好登记后及时转交。

3.外来咨询、办事人员的接待。对外来咨询、办事的人员,值班人员应热情接待,问清事由后,属于办公室业务范围的,应在请示带班领导后酌情处理。非办公室业务范围的应及时转往相关单位。

4.做好值班记录。值班人员在值班期间不论大事小情都应将办理的事项及处理的进度记录在《值班记录本》上。值班记录应做到字迹清楚,要素齐全,详略得当。重大突发事件的处理,应按时间顺序详细记录。

5.值班车辆的调度管理。值班人员在上班后应及时询问车队值班车辆情况(包括目前有几辆车,分别是什么车型)以及值班司机姓名和联系方式,做到心中有数,以便在有事时及时调度。车队调度电话:8392613。调度姓名:陈延禄,13954671967。在值班期间如有派车情况,除应在值班记录上做好登记外,还应及时告知栾宜山登记备案。

6.做好校领导临时交办的任务。值班人员在受领学校领导交办的工作任务后,应分清轻重缓急及时办理,并将办理情况及时向综合办领导和学校领导反馈。

7.妥善保管好值班物品,负责值班室的卫生清洁工作。值班人员要妥善保管好值班记录、电话号码本、领导办公室、会议室及库房的钥匙等物品,确保绝对安全。每天要对值班室进行卫生清扫,保证值班室干净整洁。

8.在值班过程中要经常到领导办公室和办公室库房等部位进行安全巡查,发现问题及时向办公室领导和校区公安(保卫)处汇报。

9.做好交接班工作。周一到周五,每天下午5:20,当晚值班人员应到值班室进行工作交接。周末值班时,下午4:00为工作交接时间。交接班时,应整理好值班记录,调试好值班手机,做好工作衔接,特别是对在办事宜和待办事宜要做重点交接。交接班人员在完成具体事项交接后还要对办公室安全、卫生等事项进行全面检查,发现问题,及时解决。

三、值班的工作要求。

1.值班工作的总体要求是要做到“事事有着落,件件有回音”。

2.在接听电话或接待前来咨询办事人员时,应文明礼貌、热情大方,使用文明用语。要充分体现办公室工作人员良好的修养、素质。一律不准简单地以“不知道”、“不清楚”、“不归我管”、“我还有事”等为由推脱责任或敷衍服务对象,不得推诿扯皮。

3.要加强业务学习,提高工作水平和效率。要尽量熟悉本单位和其他单位的工作职责。尽量了解学校相关政策规定,特别是与广大师生、群众利益相关度较大的政策规定。以便更好地做好解释说明和答复工作。

4.值班人员不得擅自将学校领导手机号码、家庭电话、住址等信息告诉他人。要求与学校领导联系的电话或来人,应问清来电来人姓名、工作单位、具体事宜等,经请示带班领导后,视情况酌情处理。

5.值班表每月由栾宜山负责编排,如无特殊情况,所有人员应严格按值班表进行值班,如确实有事需要调班需报请综合办主任批准并与替班同志交接清楚工作后,方可调换,值班后替班人员应及时到栾宜山处登记备案,以作为核发加班费的依据。

6.寒暑假值班前,值班岗位人员应将学校领导和全校各单位假期值班安排收集汇总并打印装订成册摆放在值班室醒目位置,以便于工作查阅。

7.值班期间要注意仪表着装和行为举止,一般要求着正装,不得穿着运动服或过于随意的服装值班。在值班室应保持良好坐姿。不做与值班无关的事情,不得利用值班室办公电话处理私事,不得利用值班室电脑从事听音乐、看电影等娱乐活动。

 

附:值班室来电接听及传真接收流程

 

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