东营校区接待室、会议室管理规定
发布时间:2014-11-11  作者:管理员  浏览次数:

 

为了加强接待室、会议室的管理,保证各类会议的顺利召开及规范有序使用,提高会议室的利用率,特制定会议室管理规定。

一、接待室、会议室界定范围

本规定中的接待室是指学校办公楼2003房间。会议室是指:第一会议室(办公楼2020)、第二会议室(办公楼3003)、党委会议室(办公楼2036)、视频会议室(办公楼2046)、多媒体会议室(主楼207-209)。

二、接待室、会议室管理办法

1.接待室、会议室由综合办公室负责统一管理、统筹安排使用并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。

2.接待室、会议室是召开各类工作会议和开展学术活动的场所,不得挪作他用。

3.接待室、会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则,优先满足全局性会议使用。在安排中若有冲突,原则上按申请联系时间先后顺序确定。

4.接待室、会议室内设备的日常技术维护,由综合办公室委托专业人员实行有偿使用,非工作人员不得擅自调试。

5.凡进入接待室、会议室的人员应自觉爱护会议室内设备,禁止随意刻画、张贴、涂写;禁止挪动用室内设备,改变室内格局;禁止在室内吸烟;保持室内卫生,不得乱扔杂物。

6.会议室一般在会前20分钟开放,若需提前开放或调试设备、布置会场等请提前说明。只能在指定位置张贴横幅, 摆放会务用品,不可破坏墙面和相关设备。

7.会务工作及会场布置,综合办公室可提供相关咨询和服务,所产生费用由会议承办单位负担。

8.按照“谁使用谁负责”的原则,会议承办单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。

9.会议结束后,使用单位应及时通知综合办内勤岗位负责人,一起核对检查清理会议室内各类设备,无误后方可离开会场。如损坏丢失物品,由使用单位负责赔偿。

三、会议室借用程序

1.各单位借用会议室须提前13天向综合办公室预约。

2.综合办公室内勤岗负责人接到申请后,向主任请示,根据实际情况作出安排,并记录在案。

3.如申请单位或部门临时取消申请,再需使用时需重新申请。

4.手续办理地点及联系方式:东营校区办公楼二层综合办公室值班室,联系电话054683922418392205

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