文件、信件、报刊杂志收发管理规定
发布时间:2014-11-11  作者:管理员  浏览次数:

 

一、为规范办公室文件、信件、报刊杂志的收发操作,确保文件、信件安全,特制定此规定。

二、工勤人员负责每日文件、信件、报刊杂志的收发工作,由内勤岗位负责人负责管理。

三、接收与发放程序

1.工勤人员每日定时从东营校区收发室领取当日的文件、信件、报刊杂志。领取时要当场核查内容和数量,并检查是否有开封及破损。无误后签字领取。

2.工勤人员将领取的信件报刊等带到值班室进行登记。校领导和办公室统一订阅的报刊杂志,在《学校领导及办公室人员报刊杂志签收表》上登记,其余根据物件性质在《信件签收登记表》、《杂志签收登记表》、《文件签收登记表》上进行登记。

3.办公室统一订阅的报刊杂志及有接收人署名的信件等,放入值班室相应信箱。

4.无具体接收人署名,但接收人为中国石油大学或办公室的文件、信件等,应及时转交机要岗位负责人,并在《文件签收登记表》上进行登记,做好交接。

5.对于不确定如何处理的文件、信件等应及时通知内勤岗位负责人处理。

6.无具体接收人署名,或接收人署名不属于校领导及办公室的信件等应立即退回东营校区收发室。

7.非东营校区收发室派发的(如EMS、物流快递公司等)信件等,由内勤岗位负责人负责签收,并根据物件性质做好登记和发放交接工作。

8.非接收人来领取信件时,应仔细核查其受委托身份是否真实,并做好记录。

四、文件、信件、报刊杂志须及时分发,不得积压,不得造成延误或遗失。

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