综合办公室岗位设置及各项工作具体方法、流程
发布时间:2014-11-11  作者:管理员  浏览次数:

 

一、综合办公室岗位设置

1.综合办公室主任:綦磊

2.综合办公室副主任:刘冰

3.综合办公室行政、文秘、信访、内勤岗:刘云龙、徐新颜

4.综合办公室保密机要岗:何志清、刘华

5.综合办公室值班、车辆调度、库房管理、文印岗:栾宜山

二、各项具体工作方法和流程

1.行政接待工作程序。

接待任务:受领行政接待任务——行政岗起草工作方案——交副主任修改——报主任审阅同意——由主任或副主任召集有关人员开会协调,布置具体工作任务——副主任检查督促各项工作落实情况——任务完成后由副主任召集参与此项工作人员总结本次任务——由行政岗将任务的各项资料汇总存档。(未尽事宜,参照综合办公室接待工作规定执行)

沟通联络:行政岗要加强与学校办公室接待科和北京办事处的联系,学校领导如要车去青岛校区或北京,应及时通知学校办公室接待科和北京办事处。行政岗应与学校办公室接待科和北京办事处建立定期联络机制,每周与两地沟通一次,掌握最新工作情况,交流工作中的难点和问题。

2.文字工作程序。

1)受领工作任务­——一般性材料­——文秘岗负责起草初稿——交副主任修改­——主任审核把关­——定稿。

2)受领工作任务­——重要材料­——如有需要,文秘岗负责联络各有关单位收集素材­——副主任起草初稿­——报主任审阅修改把关­——定稿。

每年年底,由文秘岗将一年来的文字材料汇总收集,编辑成册予以留存。

3.机要保密工作。

因此项工作比较成熟,且两校区为统一有机整体,由保密机要岗按既定模式运行。

4.收文、收电、来电的处理程序和方法。

正常工作时间处理方式:

1)值班岗接到上级来文­——不论明、密全部交保密机要岗­——由保密机要岗加文件签批单送副主任处(副主任仅了解文件内容但不批转)­——由副主任交主任审阅,由主任签署批转意见­——副主任将主任批转意见连同文件交保密机要岗­——由保密机要岗按主任批转意见办理。

2)值班岗接到传真­——由值班岗进行初筛,将广告或无用传真剔除­——交副主任处­——由副主任依据传真内容请示主任意见后办理­——办结后副主任将传真交值班岗存档。

3)值班岗接到上级或东营市、胜利油田电话通知­——值班岗填写电话记录单­——填写完毕后将电话记录单交副主任(情况紧急时可先行口头汇报,但一律不得以口头汇报替代书面记录)­——由副主任经请示主任后处理­——办结后副主任将电话记录单交值班岗存档。

假期值班期间处理方式:

1)值班人员接到上级来文­——密电全部放到机要科信箱并电话通知保密机要岗位人员处理,明电由值班人员加文件签批单送值班领导处­——由值班领导请示主任意见后处理­——办结后,值班领导将文件送还值班人员处,值班人员应妥善保管好文件,值班结束后统一交保密机要岗存档。

2)值班人员接到传真­——由值班人员进行初筛,将广告或无用传真剔除­——交值班领导处­——由值班领导依据传真内容请示主任意见后办理­——办结后值班领导将传真交值班人员存档。

3)值班人员接到上级或东营市、胜利油田电话通知­——值班人员填写电话记录单­——填写完毕后将电话记录单交值班领导(情况紧急时可先行口头汇报,但一律不得以口头汇报替代书面记录)­——由值班领导经请示主任后处理­——办结后值班领导将电话记录单交值班人员存档。

今后所有的文件、传真、电话记录单在交接时必须有交接记录,由值班岗起草来文来电交接单(交接单中应体现交接材料种类、名称、转交何人办理以及办理结果等要素),以保证工作的严肃性。每天上班后,值班岗根据与学校办公室接待科及青岛校区车队沟通情况将校领导动向情况掌握清楚,出现新的情况应随时汇报。每月底将下个月值班安排表书面报主任和副主任,并在综合办QQ群中发布。假期前应将假期校领导和工作人员值班情况报主任和副主任审阅后,书面送呈校区分管校领导,并告知各值班人员。

5.信访工作接待程序。

信访事件发生后­——由值班岗负责发现信访苗头­——值班岗负责通知信访岗人员出面接待­——信访岗人员将来访者引导至接访地点(信访接待室)­——由信访岗负责接访(如有需要,可请求其它职能部门人员配合),接访过程中应注意将来访者主要诉求记清,全程要进行录音­——接访完毕后由信访岗负责填写信访登记表­——交副主任审阅­——由副主任将信访登记表交主任审阅­——由主任或副主任向学校领导和有关部门汇报并协调解决­——办结后副主任将信访登记表交信访岗存档。

注意:每次接访完成后,由信访岗将本次信访情况形成文字材料,在征求主任意见后报学校办公室信访科或存档备查。在接访过程中如出现突发状况或棘手问题应及时向副主任汇报,由副主任请示主任意见后出面解决。如发生缠访、闹访事件或来访者有过激言行,应及时通知通知公安处处理,并通报主任、副主任,信访岗位人员不得与来访者发生争吵或身体接触。

6.值班工作要求。

值班工作要严格按照《值班工作规定》执行,除参加综合办公室有关会议外,值班岗有事外出一小时之内必须跟副主任请假,一小时以上必须跟主任请假,并安排别人在值班室代班后方可离开,不允许出现脱岗情况。

7.车辆管理工作要求。

1)车辆调度岗要加强与车队沟通配合,协助车队共同做好驾驶员的日常管理和车辆调度工作,确保工作不出纰漏。

2)车辆调度岗人员每天上午九点前应将当日车辆备勤情况分别向主任和副主任汇报。

3)领导要车后,车辆调度岗要在第一时间向主任、副主任汇报。

4)派车程序:接到领导派车要求­——向副主任汇报该情况­——电话通知车辆调度岗,说明要车领导姓名,出车时间地点和具体要求­——车辆调度岗作好记录,通知车队派车­——车辆调度岗督促检查车辆出发及完成任务情况­——出车任务完毕后,车辆调度岗及时向副主任汇报。(注意:综合办工作人员在市内开会可乘坐出租车,在特殊情况下使用商务车或其他车辆,应向副主任汇报,经同意后使用。)

8.库房管理工作要求。

严格执行出入库登记制度,库房管理岗每个月要对办公室所有库房进行盘点、整理、清扫,保持库房干净整洁。每月25号,填写库存物品清查单分别报主任和副主任审阅。库房管理岗要建立账物流水(即按照时间顺序记录发生的事情摘要和发生金额),对库房中的物品要做到心中有数,把情况掌握清楚并及时向领导提出库房管理建议。

9.内勤工作。

严格执行综合办公室办公用品采购办法与办公用品发放办法(由内勤岗建账管理,严格执行申报、审批、采购、领用等工作程序);加强家属工日常管理;加强学校领导办公及居住用房的管理,内勤岗位人员每半个月要会同家属工对校领导办公室及居住用房进行一次全面检查(重点检查校领导办公室办公条件保障及办公环境优化),每次检查完毕后均要填写检查报告单(由内勤岗负责设计起草)交副主任处,由副主任依据具体情况向主任汇报,及时协调解决有关问题;加强资产设备管理,每学期内勤岗要对办公室资产设备进行清查登记,形成资产设备清查单(由内勤岗负责设计起草)报主任和副主任审阅后存档,对新购置的资产设备要在资产设备到位后的一周内到财务资产管理办公室办理资产报备手续。

10.校区会议的组织与管理。

受领会议任务­——由文秘岗制作签到表、准备会议材料、通知参会人员、筹备会务、将会议时间地点通知宣传岗人员­——会议开始前文秘岗应提前半小时到达会议地点检查会议筹备情况并做好签到工作(如召开视频会议,应于会议召开前一天对相关设备进行调试)­——会议进行过程中由综合办副主任或文秘岗进行会议记录和会议服务工作­——会后由副主任或文秘岗根据领导要求整理会议记录、起草下发会议纪要。

11.综合统计工作流程。

综合统计任务下达后­——保密机要岗向综合办主任汇报­——将报表转交学校办公室办理­——保密机要岗要做好记录备查。

12.对校外单位提供资料流程。

东营市及相关部门要求提供学校相关资料­——保密机要岗向综合办主任汇报­——将需报送材料要求告知学校办公室,要求其配合提供相关权威统计数据或素材­——由保密机要岗负责根据学校办公室提供资料形成报送材料­——交综合办主任审阅修改­——保密机要岗将材料转交校外相关单位。

13.督办工作流程。

接受督办任务­——文秘岗填写《东营校区重要事项办理单(通知联)》,拟定督办意见,明确承办单位­——将《东营校区重要事项办理单(通知联)》交综合办主任审核并经校领导签发后交承办单位­——通过多种形式督促承办单位落实情况­——承办单位填写《东营校区重要事项办理单(反馈联)》并将办理情况形成书面报告交综合办文秘岗­——文秘岗对承办单位办理情况进行审查,符合要求的交综合办主任审阅后送校领导阅示,不符合要求的,退回有关单位重新办理­——办结后,将相关资料注结存档。

14.信息报送工作流程。

1)一般信息。文秘岗负责调研采集撰写东营校区需报送的信息­——交综合办副主任修改­——报综合办主任审阅­——报学校办公室秘书科。

2)紧急信息。东营校区发生突发事件或重大安全事故等紧急事件­——事发单位主管信息情报工作负责人在第一时间向文秘岗汇报事件情况­——文秘岗在了解清楚相关情况后在半小时内向综合办主任和副主任汇报­——文秘岗在事发后一小时内应根据主任和副主任指示通过书面或电话方式向学校办公室值班室及有关校领导汇报­——在得到学校领导指示后及时将领导意见反馈事发单位并协调各有关部门做好事件处理后续工作。

15.协调校领导活动规范。

受理邀请校领导参加活动的报告、请示、函件等­——行政岗负责了解清楚并登记活动的名称、内容、时间、地点、邀请范围、背景资料及邀请单位、经办人、联系电话等信息­——向综合办副主任汇报有关情况­——副主任向主任汇报­——综合办主任依据掌握情况安排协调校领导有关活动。(未尽事宜,参照东营校区综合办协调安排校领导活动工作规范执行。)

16.考核工作流程。

综合办主任召开主任办公会确定考核的时间和人员范围­——主任召开办公室全体会议,个人进行述职汇报­——副主任组织办公室内部互评,相互之间进行打分评价­——主任组织办公室领导对工作人员进行打分考核­——由行政岗根据互评、领导考核情况进行统一测算、排序­——将考核结果报副主任审查­——副主任将考核结果报主任审阅­——主任召集办公会根据考核结果和日常表现研究决定工作人员考核等级­——将考核结果上报学校。

17.宣传工作流程。

1)反映办公室工作思路、工作成效、特色工作的重要稿件­——由主任、副主任、各岗位工作人员提供具体素材和工作实例­——上办公室例会集体讨论报道重点和侧重­——由宣传岗形成报道初稿­——送副主任修改­——由主任审核把关定稿——由宣传岗人员负责向学校各媒体投稿。

2)一般稿件­——办公室会议或活动举行后­——由宣传岗起草初稿­——交副主任修改­——报主任审阅定稿­——由文秘岗在综合办网站进行宣传。

综合办网站的日常维护和管理由行政岗负责,严格按照《综合办公室网站管理规定》的有关要求执行信息发布制度,对上网的信息要慎之又慎,所有信息必须经主任审查通过后方可上网。校区机关党委宣传工作参照以上工作流程。

18.规章制度的制定发布。

根据工作需要,主任召开办公会研究决定需起草完善的制度­——相关岗位人员拿出初稿­——经办公室例会讨论修改­——主任审核同意、签字公布后生效。

19.文印工作。

文印工作有着较为成熟的工作办法,由文印岗按以往工作模式运行。文印岗位应与青岛校区公文制发岗位保持联动,将学校最新文件的电子版予以收集并进行存档。

20.学校公文的接收与传达。

行政岗每天上班后登录OA系统查看有无最新文件——如有文件,进行接收,将电子版分别报主任和副主任——由主任决定该文件的传达学习范围和方式——落实主任指示,传达、学习、落实学校文件精神——将文件打印一份交保密机要岗存档。

除进行文件接收和处理外,行政岗作为综合办公室OA系统的总负责人应做好OA系统的升级维护、故障排除、人员培训、沟通联络等工作。

21.办公室人员通讯联络规定。

鉴于办公室工作的特殊性,同时现在综合办公室面临着人手少、任务重的实际情况,因此要求办公室全体人员手机必须保持24小时开机,不允许出现有紧急任务找不到人的情况。

22.调研工作程序。

主任办公会确定调研单位和提纲——由文秘岗起草调研通知下发校区相关单位——由主任或副主任带队按计划安排赴相关单位调研——调研过程中,由文秘岗负责收集调研单位提供的材料,做好调研记录——调研结束后由文秘岗起草调研报告初稿——交副主任修改——报主任审阅修改定稿——由主任根据实际情况向校区主管校领导或某项工作分管领导及相关职能部门汇报,协调解决有关问题。

23.领导临时交办的工作。

不论哪个岗位受领校领导交办的临时性任务——及时向副主任汇报——由副主任向主任汇报——由主任或副主任向任务受领人作出指示后进行办理(如情况紧急,可边办理边汇报)。

24.文档资料管理工作。

各岗位人员应切实提高资料留存意识,加强办公室文档资料管理,现将办公室文档保管责任明确如下:

主任签发的规章制度和文件、主任和副主任起草的文字材料、综合办党支部有关材料、工作人员个人总结、考核表的汇总存档由刘冰负责。

行政接待任务各项资料、文秘岗起草的文字材料、信访登记表、信访材料、校领导办公及居住用房检查报告单、调研通知、调研记录、调研报告、会议签到表、会议材料、会议记录纪要、会议申请表、会议安排表、周工作安排、首问负责制服务对象拟办事由登记表、物品采购账目、物品采购申请单、办公用品采买入库单、办公用品发放登记表、办公用品领用登记表、资产设备清查单的汇总收集存档由刘云龙、徐新颜负责。

各类文件资料、密电、办公室日常考勤表、请假条的保管存档由何志清、刘华负责。

所有传真、电话记录单、来文来电交接单、出库入库单、库存物品清查单、库房账务流水记录、值班记录、值班表、驾驶员出车记录的收集保管存档由栾宜山负责。

希望大家严格履行档案管理职责,准确收集保管好所有文档,定期对文档进行检查整理,对因工作麻痹大意造成文档丢失的要视情节轻重进行批评教育直至追究行政责任。

25.办公室各种文档、资料、信息的交流与共享工作。

综合办各岗位起草、接收或掌握有价值的文件或资料后——及时将有关资料放到综合办QQ群共享区,并通知大家——综合办工作人员登录共享区下载文件资料学习研究——将个人学习心得体会、收获以及对工作的启发在办公室例会上通报——由文秘岗整理汇总大家意见——报副主任处——由副主任交主任审阅——由副主任牵头组织将好的意见、想法和举措体现在具体工作中。

其他未列出的工作一律按综合办规章制度要求及以往有益的工作经验按部就班地进行,有问题及时与办公室领导沟通。

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